CÂU HỎI THƯỜNG GẶP KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM XẾP TKB TRỰC TUYẾN
1. Chương trình có khi nào xếp bị thiếu tiết không (có tiết nào không xếp được vào TKB không)?
Không bao giờ TKB bị thiếu tiết (100% các tiết theo khai báo của bạn sẽ xếp đủ trong TKB).
Đảm bảo sau khi xếp, TKB luôn sử dụng được mà không cần phải chỉnh sửa thủ công
(mặc dù vậy nhưng chương trình cũng có hỗ trợ công cụ để bạn tinh chỉnh thủ công nếu cần thiết).
Đây là điểm vượt trội của chương trình so với các chương trình xếp TKB khác.
Ngay từ khi bắt đầu chạy, chương trình đã xếp đủ 100% các tiết học vào TKB và sau đó sẽ thực hiện đổi tiết bằng thuật toán tối ưu để thỏa mãn các ràng buộc.
Các ràng buộc quan trọng (GV không trùng tiết, các tiết cố định xếp đúng vị trí, ngày nghỉ của GV,...) sẽ được xem xét để đáp ứng thỏa mãn trước (chỉ cần một vài phút).
Bạn để chương trình chạy thời gian càng lâu thì TKB càng được tối ưu.
Ghi chú: Bạn có thể điều chỉnh được mức độ quan trọng của các ràng buộc trước khi xếp TKB hoặc ngay khi chương trình đang chạy để phù hợp với đặc trưng của TKB của bạn.
2. Có thể nhận biết được TKB đang được chương trình xếp còn đang tối ưu được nữa hay không?
Khi chương trình chạy sẽ diễn ra liên tục các tiết đổi chỗ cho nhau.
Bạn không cần lo lắng là việc đổi tiết làm cho TKB bị xấu đi vì thuật toán tối ưu chương trình sử dụng sẽ thực hiện đánh giá,
đảm bảo nếu TKB tối ưu hơn thì chương trình mới thực hiện đổi tiết cho nhau.
Tuy không nhìn thấy việc tối ưu đang diễn ra như thế nào nhưng chương trình có hiển thị (cập nhật liên tục) để bạn biết
TKB có đang tiếp tục tối ưu hay không không qua các kênh hiển thị trên màn hình:
- Kênh thứ nhất: Điểm tăng. Mỗi ràng buộc được đánh giá bằng điểm số cụ thể,
mỗi khi TKB tối ưu hơn thì điểm số sẽ tăng lên (thông báo ra màn hình ở nội dung "Điểm tăng") để bạn biết TKB đang tiếp tục tối ưu.
- Kênh thứ hai: Tỉ lệ phần trăm đạt được tăng lên. Lưu ý: Đây là tỉ lệ phần trăm biểu thị mức độ tối ưu so với tổng tất cả các điều kiện ràng buộc.
Không có nghĩa tỉ lệ phần trăm cho biết là TKB phải là 100% mới sử dụng được. Bạn chỉ cần quan tâm là tỉ lệ này có tiếp tục tăng lên nữa hay không.
- Kênh thứ ba: Các chỉ số vi phạm ràng buộc (VPRB) của các ràng buộc TKB giảm đi. Nếu chỉ số là 0 thì ràng buộc đó đã được giải quyết 100%.
VD: Ràng buộc số GV chưa có ngày nghỉ có chỉ số ghi là 1 thì có nghĩa là còn 1 GV chưa có buổi nghỉ nào trong tuần.
3. Khi nào thì dừng chương trình để tải TKB xuống?
Hãy quan sát các chỉ số vi phạm ràng buộc (VPRB) của TKB hiển thị trên màn hình (chương trình cập nhật liên tục), đặc biệt lưu ý chỉ số GV bị trùng tiết dạy.
Nếu các chỉ số vi phạm ràng buộc đáp ứng được yêu cầu của bạn thì bạn chủ động dừng chương trình để tải TKB xuống.
4. Có phải chương trình xếp TKB với tỉ lệ tối ưu 100% thì TKB mới sử dụng được hay không?
Không cần 100%. Tỉ lệ tối ưu thông báo trên màn hình không phải là tỉ lệ để xác định là TKB đã sử dụng được hay chưa.
Tỉ lệ tối ưu chỉ để đánh giá mức độ tối ưu so với tất cả các điều kiện ràng buộc của TKB
(trong đó có cả ràng buộc bạn khai báo và cả ràng buộc mặc định của chương trình)
và nó cũng giúp bạn biết được TKB còn đang được tối ưu nữa hay không (tỉ lệ này còn đang tăng không).
Tỉ lệ này đạt được cao hay thấp còn tùy thuộc vào ràng buộc TKB nhiều hay ít.
Có thể chỉ cần tỉ lệ đạt được vài chục phần trăm mà các ràng buộc quan trọng (GV không trùng tiết, tiết cố định xếp đúng vị trí, xếp ngày nghỉ, tiết nghỉ của GV...)
đã thỏa mãn thì TKB đã sử dụng được.
Thời gian càng lâu thì TKB càng được tối ưu.
Để biết được khi nào thì dừng chương trình và tải TKB xuống sử dụng, bạn hãy chú ý vào các con số ở cuối các ràng buộc.
Ví dụ: Ở dòng số tiết của GV bị trùng có ghi là 0 có nghĩa là không có GV nào bị trùng tiết.
5. Nguyên nhân chủ yếu không chạy được xếp TKB
Nguyên nhân chính: Khai báo số tiết của các buổi học của lớp ít hơn tổng số tiết của các môn ở lớp đó.
Chẳng hạn lớp 6C tổng số tiết các môn trong tuần phải học 28 tiết nhưng nếu khai báo số tiết trong tuần từ thứ 2 đến thứ 7 chỉ có 27 tiết
(VD: Thứ 2: 5 tiết, Thứ 3: 5 tiết, Thứ 4: 4 tiết, Thứ 5: 4 tiết, Thứ 6: 4 tiết, Thứ 7: 5 tiết) thì sẽ có 1 tiết không xếp được vào buổi nào.
Khi đó chương trình sẽ không chạy được.
Cách khắc phục: Vào mục khai báo điều chỉnh lại số tiết học của lớp học.
6. Làm thế nào để biết được ràng buộc nào chưa được thỏa mãn hết? Có cần dừng chương trình lại không?
Muốn biết ràng buộc còn chưa thỏa mãn hết (còn bị vi phạm ràng buộc) bạn chỉ cần quan sát các chỉ số vi phạm ràng buộc (VPRB)
mà chương trình thông báo ở màn hình (các chỉ số này được cập nhật liên tục). Nếu chỉ số VPRB của ràng buộc nào đó là 0 thì ràng buộc đó thỏa mãn 100%
(khi đó ràng buộc đó được đánh dấu tích màu đỏ).
Để biết chi tiết các vi phạm ràng buộc của một ràng buộc nào đó chưa thỏa mãn hết, chỉ cần click vào tên ràng buộc đó trong danh sách các ràng buộc
(kể cả khi chương trình đang chạy). Khi đó chương trình sẽ hiển thị ra danh sách cụ thể các vi phạm ràng buộc (VPRB).
VD: Nếu ràng buộc GV bị trùng tiết có ghi là 2, click vào tên ràng buộc này sẽ hiển thị danh sách 2 GV còn đang bị trùng tiết, có ghi rõ tiết trùng là tiết nào, vào buổi học nào.
Khi click vào tên GV trong DS này thì sẽ hiển thị TKB của GV đó và các tiết trùng (tiết bị VPRB) có kiểu chữ in nghiêng, màu đỏ để dễ quan sát.
7. Muốn quan sát TKB của GV hay của lớp khi chương trình đang chạy thì làm thế nào?
Click vào tên GV hoặc tên lớp trong danh sách GV hoặc DS lớp.
8. Có thể điều hướng để chương trình xếp TKB trong khi chương trình đang chạy không (chẳng hạn sau một thời gian chạy nhưng vẫn có 2 GV bị trùng tiết thì làm thế nào)?
Có nhiều cách:
- Cách 1: Điều chỉnh điểm trừ ràng buộc (cách hiệu quả nhất): Muốn ưu tiên tối ưu hóa ràng buộc nào (nếu còn chưa thỏa mãn) thì tăng điểm số (điểm trừ ràng buộc) của ràng buộc đó lên.
bằng cách click vào nút tùy chỉnh ràng buộc và tăng điểm số của ràng buộc đó lên.
- Cách 2: Kéo thả tiết trong TKB của GV hoặc của lớp (nhưng lưu ý cần cố định các tiết đó trước khi kéo thả).
Lưu ý: Không nên can thiệp sớm các ràng buộc. Chỉ nên điều hướng sau một thời gian chương trình chạy để chương trình tính toán, tối ưu trước.
9. Chương trình có hỗ trợ tinh chỉnh sau khi xếp tự động không?
Chương trình có hỗ trợ công cụ để tinh chỉnh theo 2 cách: kéo thả hoặc chọn 2 tiết cần đổi và click vào nút đổi tiết.
- Khi thực hiện kéo thả hoặc chọn 2 tiết cần đổi cho nhau, chương trình sẽ hiển thị các TKB sẽ bị ảnh hưởng đến việc đổi tiết,
có đánh dấu các tiết bị đổi cho nhau. Qua đó bạn sẽ thấy được nếu đổi các tiết đã chọn cho nhau thì các TKB của các cá nhân khác sẽ thay đổi thế nào, có gây ra trùng tiết không?....
- Khi thực hiện đổi tiết, chương trình sẽ thực hiện đánh giá lại TKB, sẽ cung cấp các thông số về các ràng buộc sau khi đổi.
- Có chế độ xem trước khi đổi tiết để bạn quyết định có nên đổi tiết hay không.
10. Chương trình chạy trực tuyến, vậy sản phẩm TKB được xuất ra như thế nào?
TKB được xuất ra sẽ lưu duy nhất trong 1 file excel và tải xuống để sử dụng. Trong đó có TKB của trường, TKB của GV (hỗ trợ 3 loại TKB của GV), TKB của từng lớp, từng phòng học,...
11. Có nhất thiết phải khai báo số tiết trong các buổi học của lớp phải bằng tổng số tiết của các môn học ở lớp đó không?
Số tiết trong các buổi học của lớp có thể lớn hơn hoặc bằng tổng số tiết của các môn học ở lớp đó.
- Trường hợp 1: Nếu bằng nhau thì khi chương trình xếp TKB sẽ không thừa tiết trống nào.
Trường hợp này bạn sẽ chủ động xếp số tiết từng buổi học của mỗi lớp.
- Trường hợp 2: Nếu Số tiết trong các buổi học của lớp lớn hơn tổng số tiết của các môn học ở lớp đó.
Trường hợp này thì chương trình khi xếp TKB sẽ tạo ra tiết trống và mặc định sẽ bố trí vào tiết cuối của các buổi học.
Bạn có thể kéo thả tiết trống này để đổi cho tiết học bất kỳ nào của lớp đó kể cả khi chương trình đang chạy
(lưu ý: trước khi kéo thả cần cố định tiết cần đổi).
12. Khi khai báo ràng buộc ngày nghỉ cho GV, có nhất thiết phải chọn ngày nghỉ cụ thể (nghỉ vào thứ mấy) không?
Có thể chọn ngày nghỉ cụ thể hoặc chỉ cần chọn số ngày nghỉ của GV trong tuần.
Nếu không chọn ngày nghỉ cụ thể thì chương trình sẽ xếp GV có đủ số ngày nghỉ theo đăng ký,
chương trình sẽ tính toán sao cho các GV được nghỉ vào những ngày phù hợp nhất để tối ưu các điều kiện ràng buộc.
Lưu ý:
- Nếu không cần thiết thì không nên đăng ký ngày nghỉ cụ thể mà chỉ cần đăng ký số ngày nghỉ cho GV để
chương trình chạy sẽ linh hoạt và tối ưu các điều kiện ràng buộc khác hơn
- Bạn cũng có thể chọn ngày nghỉ cụ thể cho GV hoặc đổi ngày nghỉ từ ngày này sang ngày khác khi chương trình đang xếp TKB.
13. Nếu muốn một môn học nào đó có thể xếp 2 tiết trong 1 buổi học thì làm thế nào?
Vào khai báo ràng buộc, mục số 12 để thực hiện
Chương trình mặc định chỉ cho phép xếp 1 tiết của môn học trong 1 buổi. Bạn có thể điều chỉnh số tiết tối đa/buổi của mỗi môn trong mục 12 (
Số tiết tối đa trong buổi của môn)
14. Khi xếp cặp tiết liền nhau (chẳng hạn xếp 2 tiết của môn Ngữ văn liền nhau trong 1 buổi) thì khai báo số tiết tối đa của môn Ngữ văn trong buổi là 1 hay 2?
Khai báo số tiết tối đa/buổi là 1 hoặc 2 đều được, nhưng có sự khác nhau khi chương trình chạy.
- Nếu khai báo là 1 thì chương trình sẽ chỉ xếp môn đó có 2 tiết liền nhau theo khai báo. Số tiết còn lại phải ở các buổi học khác nhau.
- Nếu khai báo là 2 thì chương trình sẽ xếp môn đó có 2 tiết liền nhau theo khai báo. Số tiết còn lại có thể ở 2 buổi khác nhau và cũng có thể ở trong cùng 1 buổi học khác.
15. Chương trình xếp được TKB của cấp học nào?
Chương trình xếp được TKB của cả trường Tiểu học (TH), Trung học cơ sở (THCS) và Trung học phổ thông (THPT)
Đối với cấp TH: thường cho phép học 1 môn trong 1 buổi nhiều hơn 1 tiết nên cần lưu ý vào mục khai báo số 12 để chỉnh lại số tiết tối đa của môn học trong buổi học (mặc định chương trình là 1 tiết)
16. Chương trình có hỗ trợ upload dữ liệu excel khi khai báo không?
Chương trình có hỗ trợ upload dữ liệu từ excel ở tất cả các mục khai báo: upload DSGV, DS lớp, DS môn, số tiết các buổi học, số tiết các môn, phân công chuyên môn.
- Đặc biệt, có thể upload một TKB có sẵn từ excel để chương trình tự động nhận ra các dữ liệu cần thiết trong mục khai báo: DS GV, DS lớp, DS môn, số tiết của mỗi môn ở mỗi lớp, phân công chuyên môn
(khi đó bạn không cần phải thực hiện thủ công); sau khi upload dữ liệu lên, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa dữ liệu được.
- Tuy nhiên chương trình thiết kế đảm bảo cho bạn thực hiện khai báo trực tiếp một cách dễ dàng và nhanh nhất.
17. Có thể phân công 1 môn với nhiều GV dạy không (chẳng hạn môn KHTN có từ 2 đến 3 GV dạy)?
Có 2 cách.
- Cách 1: Phân công các GV dạy cùng môn học của một lớp, quy định rõ số tiết dạy của mỗi GV ở môn học đó.
- Cách 2 (Dễ thực hiện hơn): Tạo ra các môn học khác nhau, nếu muốn các môn này có cùng tên môn hiển thị trên TKB thì chỉ cần đặt các môn này cùng tên hiển thị trên TKB.
VD: Bạn tạo 3 môn: KHTN-Hóa, KHTN-Lý, KHTN-Sinh và ở cột tên môn học viết tắt (tên môn hiển thị trên TKB) của cả 3 môn này đều ghi là KHTN.
Mỗi môn này phân công dạy cho 1 GV.
18. Còn ràng buộc nào mà chương trình không mặc định chọn khi thực hiện xếp TKB không?
Còn nhiều ràng buộc. Chương trình hỗ trợ rất nhiều ràng buộc nhưng không phải TKB của trường nào cũng sử dụng hết các ràng buộc đó.
Vì vậy chương trình chỉ lựa chọn (bạn không cần chọn) những ràng buộc cơ bản để đưa vào sử dụng mỗi khi thực hiện xếp TKB.
Các ràng buộc còn lại nếu cần bạn có thể click vào nút "Tùy chỉnh ràng buộc" cạnh nút xếp TKB mới để thêm vào
(hoặc cũng có thể bỏ bớt ràng buộc mà chương trình đã chọn nhưng lại không cần đối với TKB của trường bạn)
19. Chương trình có xếp được TKB cho trường có nhiều điểm trường hay không? Nếu có thì bố trí GV như thế nào để phù hợp với dạy ở các điểm trường?
Chương trình có chức năng xếp TKB của trường có nhiều điểm trường trong 1 TKB duy nhất. Có ràng buộc GV phải có đủ số tiết trống để di chuyển giữa 2 điểm trường.
Trường hợp nếu các điểm trường xa nhau mà muốn mỗi buổi học GV chỉ dạy ở 1 điểm trường thì nhập số tiết trống của GV để di chuyển giữa 2 điểm trường bằng với số tiết của 1 buổi học (thường là 5)
20. Chương trình có xếp được TKB của trường dạy 2 buổi/ngày không? Nếu có thì xếp trong 1 TKB hay phải tạo 2 TKB khác nhau?
Với trường học 2 buổi/ngày thì xếp trong 1 TKB duy nhất. Bạn chỉ cần khai báo các buổi học trong tuần (có cả sáng và chiều) đúng như lịch học của trường.
Với TKB dạy thêm không muốn xếp cùng với TKB chính khóa thì bạn cần xếp riêng TKB (chương trình có hỗ trợ xếp nhiều loại TKB, sử dụng chung 1 nguồn dữ liệu mà không cần phải khai báo nhiều).
21. Làm thế nào để xếp các buổi dạy cho giáo viên biệt phái dạy ở trường khác hoặc GV trường khác biệt phái đến một số buổi trong tuần?
Rất đơn giản. Với GV biệt phái dạy ở trường khác một số buổi thì chỉ cần đăng ký ràng buộc GV nghỉ vào các buổi đó.
Với GV ở trường khác đến một số buổi thì đăng ký nghỉ ở các buổi không dạy ở trường mình.
22. Có thể xếp để tạo lịch họp của tổ chuyên môn ở một vài tiết nào đó được không (các GV của tổ sẽ không có tiết ở thời gian đó)?
Có. Bạn chỉ cần khai báo những GV cùng tổ và đăng ký tiết họp của tổ đó.
23. Có thể xếp để sử dụng hiệu quả phòng bộ môn được không (tránh tối đa các lớp bị trùng tiết ở phòng bộ môn)?
Có. Chương trình khi xếp sẽ tối ưu hóa để các lớp không bị trùng nhau ở phòng bộ môn.
24. Có ràng buộc nào để GV buộc phải dạy ở một buổi học nào đó được không (VD: GV chủ nhiệm buộc phải có tiết ở ngày có tiết sinh hoạt dưới cờ)?
Có ràng buộc này.
25. Có ràng buộc để môn học tránh xếp vào tiết 5 không?
Có ràng buộc "Tiết tránh của môn học". Bạn chỉ cần khai báo môn học tránh xếp vào tiết mấy (chẳng hạn môn Thể dục tránh xếp vào tiết 5 buổi sáng).
26. Với những GV có con nhỏ, muốn tránh xếp vào tiết 1 hoặc tiết 5 có được không?
Có. Bạn chỉ cần đăng ký tiết nghỉ của giáo viên đó (có thể đăng ký nghỉ vào bất cứ tiết nào, trong các buổi nào).
27. Hiện nay thực hiện chương trình GDPT 2018, có những môn phải dạy cuốn chiếu theo từng phân môn (chẳng hạn môn KHTN) nên TKB phải xếp lại liên tục.
Vậy có thể lưu lại các khai báo dữ liệu ở tuần này để sử dụng cho tuần khác được không?
Có. Bạn có thể lưu ở 4 phiên bản để sử dụng lại nếu cần. Mỗi phiên bản có thể xóa đi và ghi đè lại dữ liệu mới.
Việc chỉnh sửa dữ liệu khai báo sẽ không ảnh hưởng gì đến dữ liệu đã sao lưu.
28. Giá sử dụng dịch vụ và hình thức thanh toán?
Chương trình có mức giá dịch vụ chỉ vài trăm nghìn/năm (tùy theo số lớp). Bạn hãy click vào mục "Giá dịch vụ" trên thanh menu để biết chi tiết về giá và hình thức thanh toán.
(Các câu hỏi khác sẽ tiếp tục được cập nhật.)
thoikhoabieu.online
